ALGEMENE VOORWAARDEN – FOTOGRAFIE, MINISESSIES, PRESETS & NABEWERKING

 

Wendy Vandermosten – Fotografie & Digitale Diensten

Adres: Ol. De Spoelberchstraat 5, 3150 Wespelaar

E-mail: info@wendyvphotography.be

Ondernemingsnummer (KBO): BE 0533.731.216

Btw-statuut: vrijgesteld volgens art. 56bis

Rekeningnummer: BE25 3770 4272 3382

Versie: 2026.1

A

⸻

 

1. Info en boekingen

 

1.1. Alle communicatie over info, offertes en boekingen verloopt bij voorkeur via e-mail (info@wendyvphotography.be).

1.2. Prijzen in offertes blijven 4 weken geldig, tenzij anders schriftelijk overeengekomen.

1.3. De fotograaf behoudt zich het recht voor om tarieven op elk moment aan te passen. Voor reeds schriftelijk bevestigde boekingen geldt de prijs die bij de boeking werd afgesproken.

 

⸻

 

2. Boeking en voorschotten

 

2.1. Een fotoshoot is pas definitief na schriftelijke bevestiging én betaling van het voorschot van €100.

2.2. Het resterende saldo wordt uiterlijk één week voor de shoot betaald, of contant/Payconiq voor aanvang van de shoot. Bij gebrek daaraan wordt de shoot geannuleerd en is het voorschot behouden.

2.3. Cadeaubonnen zijn vanaf datum uitschrijven één jaar geldig, persoonlijk en niet inwisselbaar voor geld.

2.4. Cadeaubonnen mogen niet doorgegeven, verkocht of overgedragen worden.

2.5. Door een boeking verklaart de klant zich automatisch akkoord met deze algemene voorwaarden.

 

⸻

 

3. Locatie van de fotoshoot

 

3.1. Fotoshoots vinden plaats in de studio te Wespelaar of op een vooraf overeengekomen (buiten)locatie.

3.2. De fotograaf is niet aansprakelijk voor ongevallen of schade van fysieke of materiële aard vóór, tijdens of na de shoot.

3.3. De fotograaf voert de opdracht naar beste inzicht en vermogen uit binnen de bestaande omstandigheden.

3.4. De fotograaf heeft het recht de sessie onmiddellijk stop te zetten bij onveilig gedrag, onvoorziene omstandigheden of plotse weersveranderingen.

 

⸻

 

4. Annulatie

 

4.1. Er worden geen terugbetalingen uitgevoerd, ongeacht de reden van annulatie.

4.2. Bij annulatie kan de klant:

• de afspraak verplaatsen naar een andere datum, of

• een waardebon ontvangen ter waarde van het reeds betaalde bedrag.

4.3. Bij niet opdagen (“no show”) vervallen alle rechten op verplaatsing of compensatie.

4.4. Bij slechte weersomstandigheden beslist de fotograaf of de shoot kan doorgaan. Indien niet, wordt een nieuwe datum voorgesteld. Er is in dat geval geen terugbetaling mogelijk.

 

⸻

 

5. Betaling en facturatie

 

5.1. Facturen voor extra foto’s, nabestellingen, digitale producten of prints dienen binnen 7 dagen na facturatie betaald te worden. Deze worden pas afgewerkt indien de betaling voldaan is.

5.2. Bestellingen van prints, wall art en andere producten gebeuren uitsluitend na volledige betaling.

5.3. Afgewerkte foto’s worden pas geleverd nadat alle openstaande bedragen voldaan zijn.

5.4. Bij laattijdige betaling wordt aangerekend:

• een verwijlrente van 12% per jaar, en

• een forfaitaire schadevergoeding van 12% van het factuurbedrag met een minimum van €25

vanaf 15 dagen na de vervaldatum van de factuur.

 

⸻

 

6. Selectiealbum

 

6.1. De klant ontvangt na de shoot een online selectiealbum met een voorselectie van beelden waaruit gekozen kan worden.

6.2. Het selectiealbum blijft 10 dagen beschikbaar, tenzij vooraf anders is afgesproken.

6.3. De beelden in het selectiealbum zijn uitsluitend bedoeld voor keuze en inzage; ze mogen niet gedownload, opgeslagen, gedeeld of gescreenshot worden.
6.4. Elke vorm van gebruik of reproductie van selectiebeelden (onbewerkte of half afgewerkte beelden) geldt als inbreuk op het auteursrecht en zal er een forfaitaire schadevergoeding van €250 per vastgestelde inbreuk geeist worden.

6.5. Foutief geselecteerde beelden worden niet kosteloos aangepast of vervangen.

 

⸻

 

7. Aanlevering digitale bestanden

 

7.1. Geselecteerde beelden worden zorgvuldig afgewerkt volgens de stijl van Wendy Vandermosten.

7.2. De afgewerkte foto’s worden digitaal geleverd via WeTransfer in:

• hoge resolutie (voor afdruk) en

• webresolutie (voor gebruik op sociale media).

7.3. Onbewerkte bestanden (RAW of onbewerkte JPEG) worden nooit afgeleverd of verkocht.

7.4. De gemiddelde levertermijn bedraagt 2 tot 6 weken na het doorgeven van de definitieve keuze, afhankelijk van de drukte.

7.5. Digitale bestanden mogen enkel gebruikt worden voor particuliere, niet-commerciële doeleinden, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Voor commercieel gebruik gelden aparte tarieven en zal er een forfaitaire schadevergoeding van €250 per vastgestelde inbreuk geeist worden.

7.6. Kleurafwijkingen door niet-gekalibreerde schermen vallen niet onder de verantwoordelijkheid van de fotograaf.

7.7. Kwaliteitsverschillen bij afdrukken via externe leveranciers (niet aanbevolen door de fotograaf) zijn volledig op verantwoordelijkheid van de klant.

 

⸻

 

8. Extra foto’s en speciale bewerkingen

 

8.1. Extra beelden kunnen aangekocht worden volgens de geldende prijslijst op het moment van bestelling.

8.2. Complexe of tijdsintensieve bewerkingen (bijvoorbeeld uitgebreide retouches, verwijderen of toevoegen van elementen) worden afzonderlijk na voorafgaand schriftelijk akkoord aangerekend.

8.3. De fotograaf kan speciale bewerkingsverzoeken weigeren die niet passen binnen haar stijl of technisch niet haalbaar zijn.

 

⸻

 

9. Gebruik van foto’s op sociale media

 

9.1. Foto’s dienen in originele staat gedeeld te worden, zonder extra filters, AI-bewerkingen, kleurwijzigingen of croppen.

9.2. De klant vermeldt steeds de naam van de fotograaf conform de richtlijnen die op voorhand bij levering worden meegedeeld.

9.3. Het verwijderen, verbergen of wegcroppen van watermerken is niet toegestaan.

9.4. Hoge-resolutiebestanden zijn bedoeld voor print en mogen niet online geplaatst worden. Voor online gebruik wordt de webversie gebruikt, indien hier geen rekening mee gehouden wordt zal er een schadevergoeding aangerekend worden. 

 

⸻

 

10. Auteursrechten, licenties en portretrecht

 

10.1. Alle foto’s zijn en blijven intellectueel eigendom van Wendy Vandermosten volgens de Belgische Auteurswet.

10.2. De klant krijgt een niet-exclusieve, niet-overdraagbare licentie voor strikt persoonlijk en niet-commercieel gebruik (privégebruik).

10.3. Commercieel gebruik (bijvoorbeeld websites, advertenties, brochures, bedrijfspagina’s op sociale media, gebruik door fokkers, verenigingen of zelfstandigen) is enkel toegelaten na schriftelijke toestemming en betaling van de overeenstemmende licentievergoeding.

10.4. Bewerken van foto’s door de klant of door derden (filters, presets, AI, bijsnijden met verlies van logo, montages…) is niet toegestaan.

10.5. Door een boeking geeft de klant in principe toestemming om de gemaakte beelden te gebruiken voor portfolio, website, sociale media, drukwerk en promotionele doeleinden van Wendy Vandermosten.

10.6. Indien de klant (of een herkenbaar model) niet wenst dat bepaalde foto’s gepubliceerd worden, moet dit vóór de fotosessie schriftelijk (via e-mail) aangevraagd worden. De fotograaf kan dan beslissen om:

• bepaalde beelden niet te gebruiken, of

• een toeslag aan te rekenen voor volledige privacy (geen publicatie).

10.7. Bij inbreuk op de auteursrechten (ongeoorloofd gebruik, kopiëren, verspreiden, commercieel gebruik zonder licentie, verwijderen van logo, gebruik van selectiebeelden…) behoudt de fotograaf zich het recht voor om:

• onmiddellijke verwijdering van de beelden te eisen,

• een schadevergoeding te vorderen van minstens drie keer de normale licentiewaarde,

• een bijkomende forfaitaire schadevergoeding van €250 per vastgestelde inbreuk te eisen,

• verdere juridische stappen te ondernemen om de integrale schade rechtstreeks en onrechtstreeks vergoed te krijgen.

 

⸻

 

11. Minisessies

 

11.1. Horta-minisessies

• Inschrijvingsbedrag: €25, inclusief één foto.

• Niet terugbetaalbaar.

• Niet verplaatsbaar, tenzij de fotograaf zelf beslist om te verplaatsen (bijvoorbeeld door omstandigheden of organisatie).

 

11.2. Kerstminisessies

• Het volledige bedrag wordt bij boeking betaald.

• Niet terugbetaalbaar en niet verplaatsbaar, behalve als de fotograaf beslist om te verplaatsen (bijvoorbeeld bij overmacht of omstandigheden buiten haar wil).

 

11.3. Andere minisessies

• Volledig vooraf te betalen.

• Niet terugbetaalbaar en niet verplaatsbaar, behoudens uitdrukkelijke beslissing van de fotograaf.

 

⸻

 

12. Digitale presets

 

12.1. Aankopen van digitale producten (zoals presets) zijn definitief en worden nooit terugbetaald.

12.2. Presets zijn enkel voor persoonlijk gebruik van de koper en mogen niet gedeeld, gekopieerd, doorverkocht of doorgestuurd worden indien dit gebeurt zal er een schadevergoeding geeist worden.

12.3. Het integreren van presets in eigen presetpacks, cursussen, workshops, e-books of coaching is verboden.

12.4. De naamgeving, look & feel en tooncurve van de presets mogen niet gekopieerd of nagemaakt worden voor commerciële doeleinden.

12.5. Wendy Vandermosten behoudt alle intellectuele rechten op de presets.

12.6. Compatibiliteit wordt enkel gegarandeerd voor de software die in de productomschrijving vermeld staat. Gebruik in andere programma’s of versies is op eigen risico.

 

⸻

 

13. Digitale nabewerking (Lightroom Mobile service)

 

13.1. De fotograaf bewerkt uitsluitend foto’s die door de klant zelf werden gemaakt.

13.2. Foto’s van andere fotografen worden nooit bewerkt, uit respect voor hun auteursrechten.

13.3. Nabewerking gebeurt enkel in Lightroom Mobile; Photoshop-composities en uitgebreid retoucheerwerk worden niet aangeboden.

13.4. De klant garandeert dat hij/zij de volledige rechten heeft op de aangeleverde beelden.

13.5. Eén revisieronde is inbegrepen in de prijs. Extra revisies of nieuwe bewerkingsrondes worden apart aangerekend.

 

⸻

 

14. Verplaatsingskosten

 

14.1. Binnen de gemeente Haacht (Haacht, Wespelaar en Tildonk) worden geen verplaatsingskosten aangerekend.

14.2. Buiten deze zones bedraagt de verplaatsingskost €0,45 per gereden kilometer (heen en terug), gerekend vanaf Ol. De Spoelberchstraat 5, 3150 Wespelaar.

 

⸻

 

15. Klachten

 

15.1. Klachten over de uitvoering van de opdracht (bijvoorbeeld inhoud van de galerij of bewerking) moeten binnen 8 dagen na het moment van eerste inzage van de fotobestanden schriftelijk gemeld worden via e-mail.

15.2. Klachten over facturen moeten binnen 8 dagen na factuurdatum schriftelijk gemeld worden.

15.3. Na deze termijnen worden klachten niet meer in behandeling genomen en wordt de levering geacht aanvaard te zijn.

15.4. Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting niet op.

15.5. Het is onder geen enkel beding mogelijk om terugbetaling van het volledige bedrag te eisen. In onderling overleg kan, indien nodig, gezocht worden naar een redelijke oplossing (bijvoorbeeld bijsturing of herlevering binnen de mogelijkheden van de fotograaf).

 

⸻

 

16. Aansprakelijkheid

 

16.1. De fotograaf is niet verantwoordelijk voor schade aan personen, dieren of eigendommen tijdens de fotoshoot of op de gekozen locatie.

16.2. De klant is zelf verantwoordelijk voor het gedrag en de veiligheid van iedereen ook kinderen en dieren die aanwezig zijn tijdens de shoot.

16.3. De fotograaf is niet aansprakelijk voor vertragingen of problemen veroorzaakt door overmacht, technische storingen, verkeersproblemen, weersomstandigheden of andere factoren buiten haar controle.

16.4. Schade aan materiaal of decor veroorzaakt door de klant, kinderen of dieren wordt doorgerekend.

 

⸻

 

17. Slotbepalingen

 

17.1. Op deze algemene voorwaarden is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing.

17.2. Eventuele geschillen behoren tot de bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement Leuven.

17.3. Door een boeking, aankoop of betaling verklaart de klant zich volledig akkoord met deze algemene voorwaarden.